Zheka
avatar Пользователь

Эксперт
Постов: 61
graphgraph
 
Импорт данных из Excel - 22.05.2015 21:40 Расскажу как быстро и легко втянуть данные из Excel.
Прежде чем Вы приступите к этому шагу, советую прочитать Хелп (раздел Администрирование=>Импорт данных) нажав F1 или скачать его здесь: http://a-number.com/download/A-Number_CRM_Help.zip

Конечно многое зависит от того каким образом организованы данные в таблице Excel, но в любом случае Вам нужно такую таблицу привести к виду понятному CRM. Остановлюсь на условиях, которые нужно выполнить:
1. Каждая строка - отдельная карточка в CRM
2. Если есть объединённые ячейки в Excel, нужно "Отменить объединение ячеек" и перенести всю информацию между ячейками по принципу одна строка - один контрагент, один столбец - один параметр контрагента.
3. Самая верхняя строка содержит наименование полей в CRM. Т.е. если у Вас база в CRM вообще пустая, то сразу в таблице Excel в верхней строке пишите название полей, которые потом будут также звучать и в CRM. И при этом используете "Импорт с созданием полей".
Если же в базе уже есть поля, в которые Вы хотите выгрузить данные из Excel, то Вам нужно назвать такие поля в Excel, также как они названы в CRM (с точностью до символа) и при этом использовать "Импорт с сопоставлением полей".
4. Тип данных полей в CRM и формат ячеек конкретного столбца в Excel должны совпадать. т.е. если Вы переносите в поле CRM с типом данных "Целое" из столбца Excel в котором ячейки имеют формат "Общий", "Текстовый" или даже "Числовой", но с числом десятичных знаков > 0, либо какой другой, то нужно все ячейки такого столбца (за исключением верхней строки, где у нас наименования полей) отформатировать соответствующим образом, в данном случае формат нужно выбрать "Числовой", число десятичных знаков=0.
По такому же принципу нужно проверить все столбцы.
Выложу маленькую табличку соответствия названия типа данных самых популярных форматов:



5. В таблице Excel желательно (но не обязательно) убрать пустые строки, лишнее не нужное форматирование в виде цвета заливки, границ ячеек, группировки строк и стобцов и т.д.
6. Обязательно отключить фильтры и отобразить скрытые строки/столбцы, что бы убедиться, что Вы видите все строки. Если таковые были, повторите всё с пункта 1.

И здесь бы я сказал, что таблица Excel готова к экспорту, но.....
САМЫЙ ВАЖНЫЙ МОМЕНТ!

Относительно п.4 Тип данных полей. Нам не только можно, но и нужно менять типы данных полей в CRM относительно Excel, ведь мы не хотим просто скопировать по сути ту же таблицу, а хотим сделать процесс более эффективным и комфортным. О чём я?
Часто повторяющиеся значения, которые мы хранили в Excel в ячейках с текстовым форматом, удобнее в CRM заносить в виде справочников, а ряд данных нам нужно занести в закладки, а не в главную таблицу.

Привожу примеры:
Пример 1. Населённые пункты. Рассмотрен в теме "Типы данных полей" http://a-number.com/index.php?option=com_joomlaboard&Itemid=48&func=view&id=6151&catid=16 в разделе "Справочник".
Пример 2. В Excel в каком-то столбце у вас были значения сегмента(сектора) деятельности контрагентов (Магазин, рынок, фабрика и т.д.). Эти значения составляют список из 5-20 наименований и повторяются по всей базе. Есть смысл в CRM сделать их в виде Справочника и выбирать потом из списка.





1. Создал в карточке "Старые поля", куда перенес из Excel текстовые значения, которые потом будут в виде справочника или располагаться в закладках.
2. Постепенно каждый менеджер в своей карточке переносит данные из "Старые поля" в нужные места, и удаляет эти значения в "Старые поля".
3. Когда я вижу, что ни у кого уже в этих "Старых полях" значений нет, я удаляю эти поля из дизайна карточки и из самой системы.
Сохраняйте тонкую грань между "удержать покупателя" и "прогнуться под покупателя"
 
© 2005 - 2015 A-Number Software. Все права защищены                          Написать письмо