Регистрация входящей/исходящей корреспонденции -
Здравствуйте, уважаемые Авторы и Коллеги-пользователи программы A-Number CRM! Во первых хочу выразить ОГРОМНУЮ БЛАГОДАРНОСТЬ авторам этого продукта! Замечательная CRM! И дело даже не в бесплатности, а в том, что она оставляет пользователям возможность самостоятельной настойки под свои "хотелки". Перепробовали массу CRM (как бесплатных так и платных) и остановились на A-Number и вот уже 2 года успешно эксплуатируем.
Хочу внести предложение по совершенствованию данной программы. Было бы здорово, если бы была предусмотрена возможность регистрации входящей и исходящей корреспонденции. В наш век "электронного документооборота" печатная форма Акта или Накладной еще долго будет востребована! Реализовать данную функцию можно по принципу E-mail писем в A-Number CRM. Если данная функция нужна, то она включается в настройках программы. После включения становится доступна закладка "Корреспонденция", где в табличной форме указано: |Дата|Входящая|Исходящая|Документ|Кто принял| Вы спросите: А что мешает это сделать доп.закладками? Отвечаю: Ничего не мешает. Пробовали. Не срабатывает... Практически НЕВОЗМОЖНО заставить секретаря прыгать по карточкам и регистрировать факт оправки. Дело в том, что входящая корреспонденция обычно доставляется пачкой. И поэтому регистрировать письма удобнее в одном отдельном окне "Регистрация входящей корреспонденции", где в табличной форме последовательно отражается каждое письмо с указанием контрагента, который выбирается из списка. Таким образом данная строка затем попадает в карточку клиента. Аналогично и с исходящей корреспонденцией. Нужна отдельная форма (или журнал) где хронологично записывается каждый факт отправки. Также было здорово, если бы была предусмотрена возможность печати конверта. Это должна быть печатная форма, которая была бы доступна как из карточки, так и из журнала регистрации "Исход.корреспонденции"
В конце хочу сказать: Реализация данной функции с успехом заменит целую программу или позволит избавится от экселевских файлов, где производится регистрация. А также позволит менеджерам оперативно дать ответ на вопрос: "А вы отправили нам Акт?" или "Вы получили нашу накладную?"
Очень нужная функция! Надеюсь, что коллеги-пользователи меня поддержат!
P.S. Самый хороший ярлык, этот тот к которому уже привык
Soultrader
Пользователь Эксперт
Постов: 52
В ответ на: Регистрация входящей/исходящей корреспонденции -
Владимир, если бы я знал как, то я бы написал свою программу с картами и девушками! Как я понимаю, это дополнительная закладка, для регистрации документооборота, с чекбоксами "Отправили" "получили" и датами и с доступом к ней через отдельную форму, где можно, к примеру, отсортировать как по действию (Отправлено), так и по дате и все вместе. Как то так. Т.е. в карточке в закладке все данные по отправке получению (как почта, например), а во внешнем модуле доступ по датам, действию, и, может быть, возможность массового редактирования, аля выбрал ветку, поставил отправленно и отметил галочками десяток карточек. Им в закладку "корреспонденция" вносится действие "отправлено" и дата - сегодняшняя.
Уважаемые коллеги, не хотелось бы превращать данную КОНКРЕТНУЮ задачу в "глобальную". Давайте не будем замахиваться на электронный документооборот, а рассмотреть её исключительно как "Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции".
- Предварительно в системе назначаем поле, которое является "наименованием контрагента в карточке" (по аналогии с полем E-mail). Действие №1. Регистрация входящей корреспонденции. 1.1. Секретарь организации получает входящую корреспонденцию от почтальона или забирает пачку писем на почте в абонентском ящике. 1.2. В программе A-Number CRM в меню "Корреспонденция", из выпадающего меню выбираем пункт "Зарегистрировать входящую корреспонденцию". 1.3. Открывается окно в котором видим таблицу | Дата | № вход. | Тип (письмо/факс/пр. | Отправитель | Документ | Краткое содержание | Кто принял |. Поля таблицы заполнены данными предыдущей регистрации. (Для чего это надо? Так проще найти ответ на вопрос: "А получали ли мы письмо 20.04.2014?"Открыли - посмотрели.) Критично видеть все? Можно сделать фильтр по дате - "от..до". 1.4. Создаем новую пустую строку и начинаем заполнять. Дата по умолчанию подставляется текущая. Отправитель - выпадающий список полей с наименованием контрагентов (а по сути карточек). Все остальные поля - текстовые кроме "Кто отправил". Там проставляется автоматом "Пользователь". 1.5. Последовательно регистрируем все письма. 1.6. Сохраням. Закрываем.
Действие №2. Регистрация исходящей корреспонденции. 2.1. Секретарю приносят на отправку письмо. Регистрацию можно отложить, а можно и зарегистрировать сразу. 2.2. В программе A-Number CRM, в меню "Корреспонденция", из выпадающего меню выбираем пункт "Зарегистрировать исходящую корреспонденцию". 2.3. Открывается окно в котором видим таблицу | Дата | № Исход.| Тип (письмо/факс/проч.) | Получатель | Документ | Краткое содержание | Кто отправил |. Поля таблицы заполены данными предыдущей регистрации. (Для чего это надо? Так проще найти ответ на вопрос: "Какие письма были отправлены 20.04.2014?" Открыли - посмотрели.) Критично видеть все? Можно сделать фильтр по дате - "от..до". 2.4. Создаем новую пустую строку и начинаем заполнять. Дата по умолчанию подставляется текущая. Получатель - выпадающий список полей с наименованием контрагентов (а по сути карточек). Все остальные поля - текстовые кроме "Кто отправил". Там проставляется автоматом "Пользователь". 2.5. Последовательно регистрируем исходящие письма (или единовременно - одно письмо). 2.6. Сохраняем. Закрываем.
Действие №3. Использование зарегистрированных данных. 3.1. Возникла необходимость узнать: "Было ли отправлено письмо в организацию ООО "ААА"? 3.2. Находим в CRM карточку ООО "ААА". Открываем закладку "Корреспонденция". Видим таблицу | Дата | Признак (Исход./Вход.) | № вход. | № Исход. | Документ | Краткое содержание | Кто отправил |. В данной таблице наглядно представлена информаци по всей почтовой переписке с клиентом.
Возможены вариации: - "Входящая корреспонденция и "Исходящая корреспонденция" две закладки одного журнала. - Прицепить к записи файл (текст письма, скан письма и т.п) к записи журнала. Автоматически попадает в карточку на закладку 2Корреспонденция". - Возможность печати адреса на конверте. Удобнее всего делать из "Журнала исход.корресп." Естественно - это отчет шаблон которого заранее настроен.
Выбор контрагента не упраздняется, а значит и не экономит времени.(для ленивого секретаря ;о)) Что касается анализа, то делается просто отчет, где мы получаем необходимую информацию.
При создании (редактировании) закладок, появилась опция - Использовать журнал, и если эта опция выбрана, появляется меню с названием закладки, из этого меню и открывается журнал.(ы) Сделали именно так, чтобы обеспечить гибкость этого инструмента, кто хочет потестить, отправляйте заявку на ya@a-number.com, вышлем апдейт.
