Типы данных полей -
Когда Вы начнете создавать первое поле (Администрирование > Поля базы > Создание полей) , то увидите, что система предлагает выбрать каким это поле будет (Тип данных). Что имеется ввиду?
Тип данных "Справочник" Например: мы уже знаем, что у нас будут поля «Наименование», «ФИО», «Телефон», «Город», «Дата звонка». Какие типы данных мы назначим этим полям? Очевидно, что поля «Наименование», «ФИО» и «Телефон» будут с типом «Строка», поскольку в этих полях могут располагаться различные комбинации символов. Полю «Дата звонка» нужно назначить тип «Дата», а вот полю «Город» я бы советовал назначить тип «Справочник». Объясняю почему: допустим у нас есть город Нижний Новгород. Если Вы поле сделаете с типом строка, тогда каждый менеджер должен будет бить по клавишам и писать на каждого клиента один и тот же город, но не это страшно. Хуже, что один менеджер напишет «Нижний Новгород», другой «Н.Новгород», а третий «Ниж.Новгород». И когда Вам нужно будет через фильтр отобрать всех клиентов в Нижнем Новгороде, то Вы просто потеряете часть информации, потому что один и тот же город у разных клиентов записан по-разному. Вот тут выручает справочник. Вы создаете поле с типом «Справочник», а потом в этот справочник менеджеры смогут один раз добавить нужный город, и дальше его выбирать из списка. Выглядит это так:
Т.е. другими словами, алгоритм выбора типа данных "Справочник" такой: если у Вас в конкретно взятом поле предполагается не очень большое количество значений, которые будут повторяться во многих карточках, и пользователям будет удобно выбрать из списка нужное значение, а не вбивать его, тогда выбирайте тип данных "Справочник". А также, если Вам важно, что бы в конкретно взятом поле повторяющиеся значения у всех пользователей были написаны орфографически одинаково (пример с городами выше), выбирайте тип данных "Справочник".
Отдельно хочу сказать что Справочник имеет структуру дерева, что очень удобно, т.е. можно создавать ветки и подветки. Выше на рисунке на примере населённых пунктов это хорошо видно.
Таких справочников может быть много, у нас например, в системе их немало, это и «Номера автомобилей», что бы отмечать пробеги, и «День недели», и «Менеджер», где стоят фамилии, и видно за кем закреплен клиент, и т.д. Редактировать справочники можно через Администрирование > Поля базы > Редактирование справочников.
Тип данных "Строка" Здесь всё просто: если в поле возможны любые символы, кроме цифр и разделителя разрядности, и это не будет "Справочник", нужно выбирать "Строка". Это касается фамилий, названий, номеров телефонов, адресов электронной почты и т.д.
Тип данных "Дата" Если у Вас в конкретном поле значения будут только в виде даты, всегда выбирайте тип данных "Дата". Это позволит Вам правильно оперировать этими значениями в фильтрах и отчётах.
Тип данных "Целое" и "Дробное" Здесь тоже всё просто: если в поле будут только числа (цифры), то нужно выбирать этот тип данных, в зависимости от того будут эти числа целыми или дробными. Здесь нужно сразу правильно определиться целое/дробное. Бывает так, что вроде как будут только целые (например кол-во товара, у фирмы торгующей канцтоварами), и полторы пачки бумаги быть не может, но потом, через 2 месяца оказывается, что есть товар в виде набора, как единицы товара, который распечатывают и продают частями от набора. А это уже дробные. Рекомендую, если до конца не уверены, лучше ставьте "Дробное"
Тип данных "Пользователи" Здесь остановлюсь подробнее, поскольку "Пользователи" и сотрудник компании, это не одно и тоже, хотя и часто имеют одноименные значения. По сути это системный тип данных (который редактируется через Администрирование => Пользователи и права), и чаще используется для фиксирования лица, совершающего действия в системе, а также для определения прав. Приведу пример: В системе есть три пользователя: Иванов, Сидоров, Петров. Вы создаёте новую карточку контрагента и назначаете ответственного менеджера по этому контрагенту Иванова. И здесь я бы советовал создать справочник "Сотрудники" (не важно как его назвать), и из него выбирал бы сотрудника для закрепления на этого контрагента, но не пользовался бы системным типом "Пользователи". Выбрали вы сотрудника Иванова из справочника, он какое-то время вносит данные в карточку, потом, к примеру, увольняется, и нужно эту карточку временно закрепить на виртуального сотрудника "Передача клиента", поскольку нет решения на Сидорова или Петрова передавать. Но в пользователях системы нет такого "Передача клиента", а вот в справочнике его легко и безболезненно можно и добавить, и потом удалить. Ну это один из примеров, вариаций может быть много. Бывают ситуации, когда, нужно указывать в каком-то поле сотрудника, который вообще не работает с CRM, например водителя, которому поручена доставка, в пользователях системы его нет, а в справочнике он должен быть. Точно так же, как сотрудников в справочнике может быть больше, чем пользователей системы, точно так же, может быть и наоборот.
ВАЖНО! В большинстве случаев изменить тип поля после наполнения базы невозможно без потери информации! Продумывайте основательно всё вышесказанное в самом начале создания базы!Сохраняйте тонкую грань между "удержать покупателя" и "прогнуться под покупателя"
tranzit
Пользователь Наблюдающий
Постов: 5
В ответ на: Типы данных полей -
Добрый день! Перво на перво, хочу поблагодарить разработчиков за их замечательную CRM!!!
Сейчас пытаюсь внедрить сею программу, и вот с чем столкнулся: для контроля за дубликатами, я использую несколько полей: ИНН, email, сайт, и номер телефона. И если с первыми тремя все ясно, то с телефоном дело обстоит сложнее, т.к. нужно заставлять пользователей вносить данные строго в определенной последовательности, иначе контроль не работает. В связи с этим, у меня ОГРОМНОЕ пожелание к разработчикам: есть ли возможность сделать еще одно поле, либо добавить доп. функцию к существующим, такую как "маска ввода" и ограничение по символам. Считаю эту вещь очень полезной и неотъемлемой непосредственно в контроле за дубликатами.
